ویپ (VoIP) یک تکنولوژی ارتباطی است که از بستر اینترنت استفاده می‌کند. در این فناوری، کاربر علاوه بر اینکه می‌تواند ارتباط صوتی یا تصویری با طرف مقابل خود داشته باشد، می‌تواند انواع فایل‌های چند رسانه‌ای از جمله متن، فیلم، عکس و ویدئو را ارسال کند. حال پرسش اینجاست که چه عواملی باعث شدند تا سیستم VoIP مورد توجه کسب وکارها و کاربران عادی قرار بگیرد؟ به عبارتی چه مزایا یا حتی معایبی دارد. در ادامه این مقاله مزایا و معایب خط ویپ را برای شما نوشته‌ایم.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
مزایا و معایب خط ویپ چیست؟
در مقاله ویپ چیست می‌توانید اطلاعات کاملی در خصوص این فناوری به دست بیاورید. ما در ادامه مزایا و معایب این خط را بررسی کرده‌ایم.
مزایای ویپ
مزایای VoIP شامل موارد زیر است:
کاهش هزینه
کاهش هزینه اولین مزیتی است که در خصوص تلفن ابری بیان می‌شود. این را همه می‌دانند؛ اما این بار می‌خواهیم تا دقیقاُ بررسی کنیم که منظور از کاهش هزینه چیست.
نکته مهم اینجاست که استفاده از ویپ برای هر کسب وکار شاید منجر کم هزینه استفاده از تلفن نشود. تلفن ویپ به دو صورت قابل اجرا است: نصب نرم افزار در دستگاه یا با استفاده از دستگاه تلفن. در صورتی که کاربری مجبور به استفاده از دستگاه تلفن سانترال شود، مسلماَ نمی‌تواند مزیت کاهش هزینه را متوجه شود. در این حالت نیاز است تا همان سیم کشی و خرید دستگاه مخصوص و غیره هم انجام شود. هرچند بیشتر کسب وکارها از حالت اول یعنی فقط نصب نرم افزار استفاده می‌کنند.
با فرض مورد اول، مزیت کاهش هزینه را در ادامه بررسی می‌کنیم:
کاهش هزینه به صورت مستقیم
استفاده از VoIP به صورت مستقیم می‌توانید هزینه‌های زیر را کم یا حتی صفر کند:
- در حالت معمولی، شما باید یک دستگاه تلفن سانترال خریداری کنید. در حال حاضر، بیشتر شرکت‌ها از این خط برای ارتباط بین واحدهای داخلی استفاده می‌کنیم. یک دستگاه سانترال حداقل 15 میلیون تومان و یک تلفن سانترال هم حداقل 600 هزار تومان قیمت دارند. ما فرض کنیم که هزینه خرید هم کمتر از این موارد باشد. مسئله اینجاست که شرکت فقط به یک تلفن نیاز ندارند؛ هر واحدی باید یک دستگاه داشته باشند. با نرم افزار VoIP دیگر نیازی به خرید این دستگاه‌ها نیست.
- کابل تلفن از متری 750 تومان شروع می‌شود. شما به چند متر کابل نیاز دارید؟ خیلی خوشبینانه نگاه کنیم، حداقل ده متر باید خریداری کنید؛ اما تا به حال چنین مقداری برای هیچ شرکتی ثبت نشده است. مقدار آن شاید کم به نظر برسد؛ اما نیاز است.
- خرید خط تلفن هم هزینه‌بر است. البته هزینه آن کم است؛ اما باید حساب کرد. نکته اصلی اینجاست که شما فقط هزینه خرید را نمی‌پردازید؛ بلکه باید هزینه‌های جانبی دیگر از جمله هزینه نصب و همچنین کابل کشی را هم اضافه کنید. شرکت مخابرات کابلکشی از جعبه تقسیم به داخل را انجام نمی‌دهد.
- شما در ماه باید مبلغی را به عنوان آبونمان و هزینه نگهداری خط بپردازید. اینکه حالا واقعاَ از تلفن استفاده کنید یا خیر، ارتباطی ندارد. از طرفی هزینه هر دقیقه مکالمه را هم باید بپردازید. در خصوص تماس با همراه، مبلغ آن بیشتر خواهد شد.
همه موارد بالا هزینه‌های مستقیم تلفن ثابت هستند که با استفاده از تلفن VoIP، تمامی مبلغ‌های بالا به شدت کاهش پیدا کرده یا صفر خواهد شد.
کاهش هزینه‌های غیرمستقیم
کاهش هزینه‌های غیرمستقیم ویپ شامل موارد زیر است:
- کارمندان شما می‌توانند به صورت دورکاری فعالیت کنند. در حالت عادی، هر کارمندی که به تلفن ثابت نیاز داشت، باید در شرکت حضور پیدا کرد؛ اما نرم افزار ویپ از طریق هر دستگاه کامپیوتری حتی شخصی هم قابل دسترس است. به این صورت، کارمند وقتی در منزل خود نشسته، به راحتی می‌تواند با دیگر همکاران و حتی مشتریان ارتباط برقرار کند. دورکاری از عواملی است که می‌تواند هزینه‌های جانبی شرکت را به شدت کاهش دهد.
- در تلفن ثابت، شما اگر بخواهید قابلیتی را اضافه کنید، باید هزینه پردازید؛ اما بسیاری از قابلیت‌های ویپ رایگان هستند.
دسترسی 24 ساعته در همه جا
در مورد قبلی به این نکته اشاره کردیم که کارمندان می‌توانند در منزل خود از ویپ برای ارتباط با مشتریان خود استفاده کنند؛ اما دسترسی فقط محدود به این مسئله نمی‌شود. فقط کافی است تا نرم افزار یا اپلیکیشن نصب شود. اینکه دستگاه مورد استفاده کامپیوتر باشد یا تبلت و موبایل تفاوتی هم ندارد. تنها ابزار مورد نیاز، اینترنت پرسرعت است.
این ویژگی برای مدیران یا کارمندانی که دائم در سفر کاری هستند، بسیار مناسب است. ان‌ها دیگر دغدغه از دست دادن جلسات یا ارتباط با کارمندان و حتی مشتریان خود را ندارند. مزیت دیگر اینکه حتی بابت این مسئله نیازی به پرداخت هزینه اضافه هم ندارند.
اضافه کردن شماره جدید برای دیگر شعبه‌ها
فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای چندین شعبه مختلف در سراسر کشور یا حداقل آن شهر خودشان است. جدا از اینکه تلفن VoIP امکان ارتباط راحت بین مدیران شعبه‌ها را فراهم می‌کند؛ بلکه دیگر دغدغه اضافه کردن خط و سیم کشی هم وجود ندارد. فقط کافی است تا مدیر نرم افزار یا اپلیکیشن را در سیستم خود نصب کند. برقراری ارتباط راحت اهمیت زیادی برای واحدهای جدید دارد که با استفاده از این مسئله به راحتی قابل برطرف شدن است.
بهره مندی از قابلیت‌های پیشرفته
تلفن معمولی یا حتی سانترال‌ها ویژگی‌های محدودی دارند. اگر هم بخواهید قابلیتی را اضافه کنید، هزینه بر خواهد بود. در صورتی که سیستم ویپ اضافه کردن هر ویژگی به راحتی امکان پذیر و حتی بسیاری هم رایگان هستند. دایورت کردن، منشی تلفن و اتصال به واحد مربوطه و امکان دریافت انواع فایل از قابلیت‌هایی هستند که در ویپ نیازی به برنامه نویسی ندارند و به صورت پیشفرض وجود دارند. در مقابل، هر تلفنی همه این موارد را با هم ندارد.
کیفیت تماس بالا
وقتی شما اینترنت پرسرعت داشته باشید، دیگر نگرانی بابت کیفیت صدا و تصویر نخواهید داشت. در صورتی که تلفن معمولی دارای مشکلاتی از جمله قطع شدن صدا، پایین بودن کیفیت صدا به ویژه برای مسافت‌های دور و نویز را دارند.
البته تلفن VoIP دارای قابلیت‌هایی از جمله حذف نویز و فشرده سازی صدا است تا کیفیت صدا را بهبود ببخشد. این برای مواقعی که دستگاه شما در محل نامناسب قرار دارد، ویژگی عالی به حساب می‌آید.
پشتیبانی از انتقال چندین فایل
انتقال انواع فایل مانند متن، تصویر، عکس و ویدئو و همچنین در قالب هر فرمتی از مهم‌ترین مزایای داشتن خط ویپ است. قابلیتی که در تلفن معمولی وجود ندارد.
افزایش ایمنی
امنیت اطلاعات برای شما که مدیر شرکت یا کسب وکار هستید، اهمیت زیادی دارد. تلفن عادی به راحتی قابل شنود است؛ اما امکان دسترسی به سیستم ویپ وجود ندارد. سیستم ویپ دارای رمزگذاری اختصاصی است که دسترسی کاربران غیرمجاز را محدود می‌کند. همین مسئله کوچک می‌تواند امنیت دستگاه را افزایش دهد.
قابلیت نصب و استفاده آسان
برخلاف تلفن معمولی که نیاز به کابل کشی و دیگر تجهیزات مرتبط برای نصب دارد؛ نصب VoIP راحت است. فقط باید نرم افزار را نصب کنید. البته اگر نخواهید از دستگاه تلفن استفاده کنید. در بالا هم نوشتیم که بعضی به دلایل محدودیت‌ها یا مسائل داخلی شرکت از دستگاه تلفن متصل به ویپ هم استفاده خواهد کرد. استفاده آن هم راحت است؛ نهایتاَ یک آموزش یک ساعته نیاز داشته باشد.
معایب خط ویپ
در کنار مزایا، به هر حال معایبی هم برای خط ویپ وجود دارد که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- در صورت قطع اینترنت یا اختلال در آن، امکان استفاده وجود نخواهد داشت. به ویژه برای کاربرانی که در مناطق دسترسی محدود به اینترنت زندگی می‌کنند، استفاده از این فناوری چالش برانگیز است.
- امکان هک یا ویروسی شدن نرم افزار وجود دارد. برای همین کاربران باید خیلی مراقب لینک‌ها یا فایل‌های ارسالی باشند. بسیاری از مشکلات به دلیل باز کردن فایل ناشناس به وجود می‌آید.
- امکان پیدا کردن موقعیت کاربر سخت است. این می‌تواند برای مدیران چالش باشد؛ برای اینکه آن‌ها می‌خواهند بدانند که کارمندانشان در حال حاضر در کجا هستند.
- در صورتی که بخواهید همراه با ویپ از دستگاه تلفن سانترال هم اضافه کنید، هزینه پرداختی بیشتری حتی نسبت به داشتن تلفن عادی باید پرداخت.
- ممکن است که همه کارمندان یا کاربران نتوانند به دلایل محدودیت‌هایی از این سیستم استفاده کنند.
جمع بندی
در این مقاله به مزایا و معایب خطوط ویپ پرداختیم. اگر به هر دلیلی امکان استفاده از سیستم ویپ وجود نداشت؛ می‌توانید تلفن ابری استفاده کنید. پایه تلفن ابری هم اینترنت است؛ اما دیگر بعضی چالش‌های خط ویپ را ندارد. در مقاله خط تلفن ابری چیست می‌توانید اطلاعات بیشتری را مطالعه کنید.
