VoIP چیست؟ هر آنچه باید در خصوص این فناوری بدانید

ارتباط از طریق اینترنت اتفاقی نیست که شما با آن آشنا نباشید. با استفاده از پیامرسان‌هایی مانند واتس اپ یا تلگرام به راحتی می‌توان با دیگران در هر نقطه‌ای ارتباط برقرار کرد؛ اما اگر بخواهیم تخصصی نگاه کنیم، این نوع ارتباط برای شرکت‌ها و کسب وکارها جوابگوی نیازشان نخواهند بود. آن‌ها به دنبال فناوری هستند تا بتوانند ارتباطات تلفنی خود را از طریق بستر اینترنت فراهم  و فایل‌های خود را به بدون محدودیت منتقل کنند. باید گفت که چنین تکنولوژی وجود دارد و آن VoIP است؛ اما VoIP چیست؟ چه کاربردی دارد؟ چرا باید استفاده کرد؟ اصلاَ چه مزایایی دارد؟ در ادامه به تمامی این پرسش‌ها پاسخ داده‌ایم.

VoIP چیست؟

VoIP که مخفف عبارت Voice over Internet Protocol است، نوعی سیستم تلفنی به حساب می‌آید که به جای استفاده از تلفن ثابت و خطوط فیزیکی مرتبط با آن، از اتصال اینترنتی برای برقراری تماس استفاده ‌می‌کند. مهم‌ترین ابزار اینترنت است. البته شما به سخت افزارهای جانبی هم برای راه اندازی نیازی دارید؛ اما نسبت به ایجاد ساختار تلفن معمولی، سیستم راه اندازی راحت‌تری هم دارد. همچنین امکان استفاده از طریق گوشی هوشمند هم وجود دارد که مسلماَ هزینه راه اندازی را کمتر خواهد کرد.

از جمله مزایای فناوری VoIP امکان انتقال صدا و همچنین محتوای چند رسانه‌ای است. شاید فکر کنید که چنین قابلیتی در پیامرسان‌ها وجود دارد؛ اما باید گفت که سیستم ویپ همانند تلفن است که شما می‌توانید به طور همزمان با فرد مقابل ارتباط برقرار می‌کنید. در صورتی که در پیامرسان بعد از ارسال پیام، زمان دریافت پاسخ مشخص نیست. به عبارتی ارتباط همزمان نیست؛ مگر اینکه تصویری تماس بگیرید که آن هم دارای محدودیت است. در صورتی که در ویپ چنین محدودیتی وجود ندارد.

سیستم VoIP مناسب استفاده برای کسب وکارها و شرکت‌هایی است که به دنبال برقراری ارتباط ازطریق بستر اینترنت هستند. مدیران و کارمندان می‌توانند با استفاده از VoIP انواع صدا و تصویر و همچنین دیگر فایل‌های چند رسانه‌ای را انتقال دهند. ویپ را می‌توان هم در شبکه‌های محلی و داخلی سازمانی و هم در بستر بین الملل به کار برد. نکته آخر اینکه تمامی داده‌های ارسالی مانند صدا به داده دیجیتال تبدیل شده تا منتقل شوند و بعد در هنگام دریافت باز به داده تلفن تبدیل خواهد شد.

voip چگونه کار می‌کند؟

پایه کار سیتسم ویپ بر اساس تبدیل سیگنال‌های صوتی به دیجیتال است. سپس داده‌های دیجیتال منتقل بر بستر اینترنت منتقل خواهند شد. البته اگر کاربری از تلفن معمولی استفاده کرده باشد، سیگنال‌ها به داده تلفن تبدیل خواهند شد.

تفاوت تلفن VoIP با تلفن ثابت چیست؟

اولین تفاوت بین تلفن ویپ با ثابت این است که در نوع ثابت شما باید عملیات سیم کشی را انجام دهید. همچنین به یک دستگاه تلفن نیاز خواهید داشت. این کار علاوه بر هزینه‌بر بودن، نیازمند صرف وقت زیاد برای راه اندازی ساختار تلفن ثابت از جمله سیم کشی است. این مسئله برای ساختمان‌هایی با تعداد واحد زیاد، یک چالش خواهد بود. در صورتی که در تلفن VoIP نیازی به سیم کشی نخواهید داشت. فقط کافی است تا نرم افزار آن را در دستگاه خود نصب کنید. از این رو محدودیت مکانی ندارید. به عبارتی در هر کجا باشید، می‌توانید استفاده کنید. فقط نیاز به اینترنت دارید.

تفاوت دوم در این است که خطوط تلفن ثابت از سیستم آنالوگ استفاده می‌کنند. در مقابل، سیستم VoIP از داده‌های دیجیتال استفاده می‌کند. احتمال قطعی در سیم کشی وجود دارد؛ در صورتی اختلال در VoIP فقط ناشی قطعی اینترنت خواهد بود که احتمال روی دادن آن خیلی کم است.

در جدول زیر تفاوت این دو نشان شده است:

چگونه تلفن VoIP کار می‌کند؟

این تلفن برخلاف ظاهرش، کارکرد ساده‌ای دارد. برای شروع کافی است تا تلفن را به سوئیچ یا روتر در شبکه محله (LAN)  وصل کنید. حداقل اینکه دستگاه به اینترنت حتی به صورت وای فای وصل شود. وقتی که شماره شخص مقابل را می‌گیرید، تلفن IP شما به سیستم VoIP تان اعلام می‌کند که ارتباط را با شماره مورد نظرتان برقرار کند. بعد از برقراری تماس، داده‌هایتان از طریق تلفن IP منتقل خواهد شد. در هنگام رسیدن بسته‌ها به شما یا طرف مقابل، داده ها به نوعی تبدیل خواهند شد که برای هردویتان قابل فهم باشد.

نکته اصلی در هنگام مبادله داده‌ها است. داده‌ها به بسته‌های کوچک تقسیم خواهند شد. تبدیل داده به بسته‌های کوچک باعث می‌شود تا با سرعت بیشتری منتقل شوند.

نکته دیگر اینکه فقط در هنگام استفاده نیاز است تا سیستم روشن بماند. در غیر اینصورت می‌توانید سیستم را خاموش کنید. البته نرم افزار فعال است و پیام‌ها را دریافت خواهد کرد.

شکل زیر فرآیند کلی کارکرد این سیستم را توضیح می‌دهد:

مزایای تلفن VoIP چیست؟

استفاده از اینترنت و داشتن تماس صوتی و تصویری با سرعت بالا مهم‌ترین مزایای این نوع تلفن است؛ اما مزیت‌های این نوع ارتباط فقط محدود به مورد بالا نیست. در حالت کلی، مزایا شامل موارد زیر است:

• به دلیل نیاز نداشتن به کابل کشی و دیگر سخت افزارهای مرتبط، هزینه راه اندازی و استفاده بسیار کمتری دارد. شما فقط باید هزینه خرید سرویس و اینترنت را بپردازید.
• کیفیت صدا و دیگر فایل‌های ارسالی یا دریافتی بسیار بالا خواهد بود. در حقیقت با از دست رفتن داده مواجه نخواهید شد.
• دارای قابلیت‌های پیشرفته از جمله ضبط تماس، صف تماس و انجام فعالیت به صورت خودکار است.
• نرخ برقراری تماس چه به صورت داخلی و چه به صورت بین المللی بسیار کمتر خواهد بود.
• مدیران می‌توانند تماس‌های خود را مدیریت کنند.
• تماس با هر شماره امکان پذیر است.
• امکان دایورت تلفن به نرم افزار ویپ زمانی که در شرکت نیستید، وجود دارد.
• امکان اتصال به دستگاه فکس برای گرفتن یا دریافت نامه از طریق آن هم وجود دارد.
• هر نوع پیام شامل متن، عکس، ویدئو و فایل را می‌توان به راحتی منتقل کرد. محدودیتی در این خصوص وجود ندارد؛ مگر اینکه شما تنظیمات آن را تغییر دهید.

امکان تماس با چه کسانی وجود دارد؟

پاسخ به این پرسش هم به نوع سیستم ویپ و پشتیبانی آن بستگی دارد. بعضی سیستم ها فقط امکان تماس با افرادی را می‌دهند که سیستم VoIP در دستگاه خود نصب دارند و بعضی هم چنین محدودیتی را ندارند. البته وقتی آن شخص چنین سیستمی را نداشته باشد؛ فقط امکان تماس صوتی وجود دارد.

معایب VoIP چیست؟

آیا این سیستم معایبی هم دارد؟ بله. به هر حال، بهترین سیستم‌ها هم گاهی دچار اختلال شده و همچنین مشکلاتی را به همراه خواهند داشت. تعدادی از مهم‌ترین مشکلات مربوط به این سیستم شامل موارد زیر است: 

• در هنگام قطع برق یا اختلال در اینترنت، کارکرد ویپ با مشکل مواجه و قطع خواهد شد.
• ویژگی‌های بعضی نرم افزارها نیاز به آموزش دارند یا حتی ممکن است که گاهی به دلایل مشکلات فنی نتوانند خدمات خود را به درستی انجام دهند.
• بعضی مقررات دولتی ممکن است که محدودیت‌هایی را به وجود بیاورند. این نکته برای آن‌هایی که به دنبال برقراری تماس بین المللی هستند، شاید کمی ناخوشایند به نظر بیاید.
• راه اندازی ویپ نیازمند سخت افزار مرتبط با خود است.

بهترین ویژگی‌های سیستم تلفن VoIP

یک تلفن ویپ دارای ویژگی‌های زیر است:

متصدی خودکار

این متصدی در حقیقت ابزاری است که به شما امکان پاسخ یا انتقال تماس به داخلی مورد نظر را به صورت خودکار می‌دهد. همچنین امکان مدیریت تماس‌های ورودی در خارج از ساعت کاری را هم دارد.

برنامه قابل نصب در موبایل و دسکتاپ

سیستم ویپ دارای نرم افزار یا اپلیکیشنی است که شما باید در ابتدا آن را روی سیستم مورد نظر خود نصب کنید. برنامه VoIP دارای قابلیتی است که به شما و دیگر افراد تعریف شده، امکان ارتباط و مدیریت تماس‌هایشان را می‌دهد.

قابلیت HD

در تماس تصویری با استفاده از پیامرسان‌ها مانند اسکایپ، امکان قطع تصویر یا صوت یا وجود نویز باعث می‌شود تا کیفیت تماس کاهش پیدا کند. در صورتی که ویپ دارای سیستمی است که به صورت خودکار کیفیت تماس را افزایش می‌دهد. در نظر داشته باشید که بهتر است از هدست مخصوص یا حداقل برند مناسب استفاده کنید.

ارتباطات یکپارچه

سیستم ویپ جریان کاری بین اعضای تیم را از طریقی مفهوم به اسم UC یا ارتباطات یکپارچه ارتقا می‌دهد. در حقیقت به جای اینکه از چندین برنامه استفاده کنید، فقط یک نرم افزار را نصب خواهید کرد. تمامی فرآیند ارتباطی از طریق همین برنامه انجام خواهد شد. پیامرسان فوری، چت تیمی، جلسات تصویری، اشتراک گذاری صفحه نمایش، کنفرانس تلفنی و اپلیکیشن های موبایل و دسکتاپ از فعالیت‌ها در ارتباطات یکپارچه است.

رمزگذاری تماس

با اینکه در سیستم ویپ از اینترنت استفاده می‌شود؛ اما امنیت بالایی دارد. تمامی اطلاعاتی که شما از طریق سیستم منتقل می‌کنید، رمزگذاری شده و امکان نشر آن وجود ندارد. فناوری TLS و SRTP دو موردی هستند که امنیت تلفن را تضمین می‌کنند.

ضبط تماس

ضبط تماس برای مدیران شرکت‌ها به منظور بررسی کیفیت کارمندان در پاسخ دادن و موارد مرتبط دیگر ضروری است. در تلفن عادی شما باید از یک سخت افزار مرتبط استفاده کنید؛ در صورتی که در سیستم ویپ چنین چیزی نیاز ندارد. خود نرم افزار دارای قابلیتی است که صحبت و فایل‌های اشتراک گذاری شده را ذخیره می‌کند.

از دیگر ویژگی‌های سیستم ویپ می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• برطرف کردن مشکل در حداقل‌ترین زمان ممکن
• پشتیبانی 24 ساعته (این مورد و بالایی بیشتر به کیفیت خدمات دهی شرکت فروش بستگی دارد.)
• سازگار با شبکه‌ها

چگونه یک سیستم VoIP را انتخاب کنیم؟

برای خرید سیستم ویپ از یک شرکت اول از همه باید نیاز خود را بررسی کنید. هر سیستمی دارای قابلیت‌های ریز و متفاوتی است که آن را با بقیه متمایز می‌کند که باید درنظر بگیرید. در این صورت شما می‌توانید بهترین مدل را انتخاب کنید.

چه ابزاری برای استفاده نیاز است؟

همانطور که در بالا هم نوشتیم، شما نیازی به تعداد سخت افزار زیاد ندارید. این مسئله می‌تواند چالش‌های نصب و هزینه را به شدت کاهش دهد. شما در ابتدا باید اینترنت پرسرعت تهیه کنید. اگر اینترنت شما ADSL است، فقط یک مودم نیاز دارید. البته مطمئنا مودم فقط برای تلفن نیست و شما می‌توانید دیگر ابزارها را به آن وصل کنید.

ارتباط و استفاده از ویپ فقط از طریق نرم افزار یا اپلیکیشن است که باید آن را در دستگاه مورد استفاده خود نصب کنید. برای ارتباط بهتر می‌توانید از هدست معمولی هم استفاده کنید. البته این فقط برای افرادی است که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند.

پس تنها وسیله اصلی همان نرم افزار است که باید آن را نصب کنید.

البته امکان اتصال تلفن معمولی یا دستگاه‌هایی مانند فکس هم وجود دارد. در این حالت باید یک تبدیل مخصوص خریداری و آن را به دستگاه و همچنین لپ تاپ خود وصل کنید.

آیا نصب VoIP راحت است؟

بله. تنها کار شما فقط نصب نرم افزار است. هیچ کار اضافه دیگری نیاز نیست که انجام دهید. نهایتاَ در بعضی موارد باید چند کد را وارد کنید.

جمع بندی 

سیستم ویپ در کنار معایبی که دارد؛ اما می‌تواند بسیاری از چالش‌های شرکت‌ها را برای مدیریت تماس‌ها حل کند. البته سیستم های کم هزینه تری نسبت به ویپ وجود دارد. برای تجربه به صرفه در تماس با مشتریان مدیانا کنار شماست. تلفن ابری از محصولات تخصصی مدیانا است. راه اندازی بهترین سیستم تماس متناسب با نیاز شرکت و شرایط شما هدف اصلی ما است تا بتوانید بسیاری از چالش‌های مربوطه را کاهش دهید. البته مدیانا داری سامانه یکپارچه سازی ارتباط است تا شرکت‌ها دیگر نگران این مسئله نباشند. برای دریافت مشاوره فقط کافی است تا با شرکت تماس بگیرید.