حتی اگر از تلفن گویا هم استفاده نکرده باشید اما تلفن گویا قابلیتی است که همه شما با آن آشنا هستید! تلفن گویا صدایی منشی خودکاریست که به هنگام تماس با یک مجموعه به شما خوش آمد می‌گوید و بعد شما را به بخش‌های مختلف با گرفتن شماره داخلی هدایت می‌کند. اگر مایلید تا بدانید راه اندازی تلفن گویا به چه صورت است و چه اقداماتی را باید برای آن باید انجام داد؟ با ما همراه باشید.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
سامانه تلفن گویا چیست؟
تلفن گویا در حقیقت سیستمی است که به محض تماس شما فعال می‌شود. بعد از فعال شدن، شخصی به صورت خودکار اقدام به معرفی شرکت و همچنین شما را برای وصل شدن به داخلی مورد نظر با گرفتن شماره‌های داخلی راهنمایی می‌کند.
برای مثال، فرض کنید که با فروشگاه اینترنتی تماس گرفتید. بعد از تماس سیستم گویا اقدام به خوش آمدگویی و معرفی شرکت خواهد کرد. بعد از شما می‌خواهد تا در ابتدا داخلی مورد نظر خود را بگیرید و اگر شماره داخلی را نمی‌دانید، برای ارتباط با کارشناسان فروش عدد 1، حسابداری عدد 2 و مدیریت عدد 3 را بگیرید. در آخر برای اتصال با اپراتور عدد 0 را بگیرید. حتی بعضی از این شماره‌ها هم خود دارای شماره داخلی مجزا هستند. برای مثال، برای اتصال به کارشناس فروش تجهیزات شبکه عدد 1 و فروش قطعات کامپیوتر عدد2 را بگیرید. این ساده‌ترین کارکرد تلفن گویا است.
در مقاله «تلفن گویا چیست و چه امکاناتی دارد» می‌توانید با این سیستم و مزایا و کاربردهای آن بیشتر آشنا شوید.
راه اندازی تلفن گویا
سیستم تلفن گویا جدید نیست. در گذشته شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانستند با استفاده از سیستم منشی دیجیتال، تلفن گویا راه اندازی کنند. این نوع سیستم چندین مشکل داشت: برای اتصال باید از تلفن‌های قدیمی سانترال پاساسونیک استفاده می‌شد. دوم اینکه قدرتمند و هوشمند و از همه مهم‌تر انعطاف پذیر نبود. همچنین اینکه هزینه راه اندازی بالایی داشت. حداقل اینکه باید چندین دستگاه تلفن تهیه می‌شد. علاوه بر این، هزینه کابل کشی را هم باید به آن اضافه کرد. البته هنوز هم این نوع سیستم استفاده می‌شود؛ اما شرکت‌ها کم کم در حال تغییر ساختار آن هستند.
استفاده از تلفن VoIP
یکی از روش‌های هوشمند برای راه اندازی تلفن گویا، استفاده از سیستم VoIP است. سیستم ویپ بر بستر اینترنت فعالیت می‌کند و از این رو دیگر شما نیازی به کابل کشی و پرداخت هزینه خرید دستگاه‌های سخت افزاری را ندارید. در مقاله تلفن ویپ چیست، به طور کامل در این خصوص توضیح داده‌ایم.
برای داشتن تلفن گویا از طریق ویپ، باید اول از همه سرور VoIP را خریداری کنید. بعد از خرید و نصب آن، سیستم ویپ در شرکت شما فعال خواهد شد. یکی از قابلیت‌های مهم این سیستم، راه اندازی تلفن گویا است. این سیستم دارای نرم افزاری است که در آن می‌توانید تعدادی شماره‌های داخلی، صوت پخش و غیره را مشخص کنید. برای مثال، می‌توانید چند شماره تلفن ثابت و همچنین شماره داخلی آن‌ها را تعریف کنید. به این صورت کاربر بعد از گرفتن شماره مورد نظر، به کارشناس مربوطه وصل خواهد شد.
مزایا و معایب تلفن گویا
مورد بالا چند مزیت و مشکل دارد که در مقاله مزایا و معایب ویپ به آن پرداختیم اما به صورت خلاصه عبارتند از:
- اول از همه اینکه بر بستر اینترنت فعال است. فقط کافی است تا برای شرکت خود، اینترنت پرسرعت تهیه کنید؛ اما مشکل اینجاست که در خصوص قطع اینترنت شرکت یا سازمانتان یا اختلال در آن، امکان استفاده از ویپ وجود نخواهد داشت.
- مزیت دیگر کاهش هزینه تماس بین واحدهای داخلی است. از آنجا که بر بستر اینترنت است، هزینه تماس از شرکت به دیگر واحدها و حتی شماره‌های خارج از شرکت رایگان یا بسیار کمتر از خط تلفن عادی خواهد بود.
- مورد بعدی اینکه شما نیازی به کابل کشی و هزینه‌های مربوط به راه اندازی سیستم تلفن فیزیکی نخواهید داشت. البته دو راه برای راه اندازی سیستم گویا و اتصال همه کارمندان به آن از طریق سیستم ویپ وجود دارد. اول از همه اینکه شما باید تلفن تحت شبکه خریداری کنید. بسیاری از شرکت‌هایی که از قبل از سرویس پاناسونیک استفاده می‌کردند و همچنین کابل کاشی دارند، از این دستگاه استفاده می‌کنند؛ اما امکان استفاده از ویپ از طریق لپ تاپ و گوشی و همچنین نرم افزار مربوطه و همچنین هدست هم وجود دارد. در این حالت، هیچ کابل کشی در اینجا انجام نمی‌شود.
- بقیه موارد تنظیمات و پیکربندی است که باید کارشناس شرکتی که از آن ویپ خریداری می‌کنید، انجام دهد.
نکته مهم در خصوص راه اندازی تلفن گویا
نیاز خود را بررسی کنید. چند کاربر قرار است تا به سیستم تلفن گویا وصل شوند. دقت داشته باشید که سرویس VoIP دارای ظرفیت وصل شدن است؛ اگر ظرفیت انتخابی شما کم باشد، مشتریان نمی‌توانند در همه وقت به سیستم تلفن وصل شوند و از این رو با بوق اشغال مواجه خواهند شد. همچنین تعریف کردن تعداد کاربران هم دارای محدودیت است. البته همه این محدودیت‌ها را می‌توان با اضافه کردن ظرفیت بیشتر کرد؛ اما بهتر است که از همان ابتدا با برنامه ریزی درست پیش بروید.
خرید تلفن ابری
در استفاده از سیستم ویپ، شما باید خودتان از شرکت‌های عرضه کننده خدمات سرور VoIP خریداری کنید. این برایتان هزینه‌بر است. اگر به دنبال داشتن تلفن گویا با کمترین هزینه هستید، تلفن ابری بهترین گزینه است. پایه و اساس تلفن ابری هم اینترنت است؛ اما با این تفاوت که شما دیگر هزینه خرید سرور و تماس های برقرار شده را نمی‌پردازید؛ فقط هر ماه باید حق اشتراک را پرداخت کنید.
مزیت اصلی دیگر تلفن ابری این است که با قطعی اینترنت، اختلالی در مدیریت تماس برای شما به وجود نخواهد آمد. برای اینکه سرور مدیانا در نقطه‌ای قرار دارد که اختلال یا قطعی اینترنت تاثیری بر عملکرد کیفیت آن نخواهد گذاشت.
تلفن ابری از خدمات مدیانا است که به مشتریان خود عرضه می‌کند. برای آشنایی با تلفن ابری، به صفحه تلفن ابری مدیانا مراجعه کنید. با استفاده از تلفن ابری، تمامی امکانات تلفن گویا از طریق ویپ را دارید؛ با این تفاوت که هم هزینه کمتری را می‌پردازید و هم اینکه نیاز ندارید تا همیشه به اینترنت و دستگاه وصل کنید.
جمع بندی
در این مقاله به تلفن گویا و نحوه راه اندازی آن برای کسب و کارهای مختلف پرداختیم و سپس مزایا و معایب آن را به شما عنوان کردیم. اگر شما هم به دنبال سیستم راه اندازی تلفن گویا حرفه‌ای بر پایه اینترنت هستید، کارشناسان مدیانا در کنار شما هستند تا به تمامی پرسش‌هایتان پاسخ دهند.
