مشتریان معمولا در وقت آزاد و غیرکاری خود به فروشگاه یا شرکت شما برای خرید محصول یا دریافت خدمات مراجعه می‌کنند. حال اگر بعد از مراجعه متوجه تعطیلی مجموعه شما شوند، تجربه بسیار بدی در ذهن آن‌ها ثبت خواهد شد، به ویژه اگر مسیر طولانی را برای رسیدن به شما طی کرده باشند. برای جلوگیری از بروز این تجربه ناخوشایند، بهترین راه اطلاع‌رسانی از طریق پیامک است. در این مقاله مواردی که باید در متن پیامک اعلام تعطیلی به آن پرداخته شود را مورد بررسی قرار می‌دهیم و چند نمونه متن پیامک اطلاع‌رسانی تعطیلی معرفی می‌کنیم.
در متن پیام اطلاع‌رسانی تعطیلی به چه مواردی توجه کنیم؟
ارسال متن ساده «ما فردا تعطیل هستیم» حتی ارزش خبری هم ندارد، چه برسد به اینکه بخواهد جلوه برند شما را نزد کاربران‌تان حفظ کند. در متن پیامک اطلاع رسانی تعطیلی به موارد زیر توجه کنید.
اطلاعات لازم را به مخاطبان ارایه دهید
پیامک اعلام تعطیلی شما باید شامل جزئیات لازم مانند دلیل غیبت به عنوان مثال، تعطیلات خاص یا رخداد ویژه و تاریخ بازگشایی باشد. اگر تاریخ بازگشایی مشخص نبود، از عبارت «تا اطلاع ثانوی» یا «پس از رفع مشکل» استفاده کنید و به مشتریان اطمینان دهید که تاریخ بازگشایی را از طریق پیامک به آن‌ها اطلاع خواهید داد. پیامک اطلاع‌رسانی شما باید با خطوط خدماتی به مشتریان ارسال شود تا با رد بلک لیست به دست تمامی مخاطبان‌تان برسد.
از مشتریان قدردانی و برای رخداد پیش‌آمده عذرخواهی کنید
همیشه ایده خوبی است که از درک مشتری ابراز قدردانی کنید و برای هر گونه ناراحتی که ممکن است تعطیلی شما برای او ایجاد کند عذرخواهی کنید. این نشان دهنده همدلی است و تصویر مثبتی از کسب‌وکار شما را منتقل می‌کند. همچنین احساس تعهد، احترام و اعتماد متقابل را برمی‌انگیزد.
پشتیبانی تلفنی و آنلاین خود را اعلام کنید
اگر شرکت شما یک خط خدمات مشتری اختصاصی دارد، حتی در تعطیلات پشتیبانی تلفنی ارائه دهید. می‌توانید یک سیستم پاسخ به تماس راه‌اندازی کنید که در آن مشتریان یک پست صوتی ارسال می‌کنند و یکی از اعضای تیم شما در یک بازه زمانی مشخص تماس را پاسخ می‌دهد.
گزینه‌های تماس جایگزین معرفی کنید
حتی زمانی که دفتر شما برای تعطیلات بسته است، راه‌های جایگزین برای کمک به مشتریان خود ارائه دهید. ارایه گزینه‌های تماس جایگزین، ارتباطات کارآمد را حفظ می‌کند و به مشتریان نشان می‌دهد که به نیازهای آن‌ها اهمیت می‌دهید و برای وقت و احساس آن‌ها ارزش قائلید.
لینک کانال‌های ارتباطی آنلاین خود را برای مشتریان بفرستید
ممکن است نتوانید به همه مشتریان خود پیامک اعلام تعطیلی بفرستید. بنابراین لازم است که با دایورت شماره تلفن‌های ثابت روی شماره‌های در دسترس، آن‌ها را فعال نگه دارید یا روی آن پیام صوتی خودکار قرار دهید. استفاده از حساب‌های رسانه‌های اجتماعی شرکت روش دیگری برای مشتریان است تا با سوالات خود را بپرسند. اینستاگرام و توییتر را برای پشتیبانی از مشتری فعال نگه دارید. از قابلیت ارسال لینک در پیامک استفاده کنید و لینک‌ها را برای مشتریان خود بفرستید.
پیامک پاسخگوی خودکار تنظیم کنید
هنگامی که دفتر شما به هر دلیلی باید تعطیل شود، ایجاد پیام پاسخگوی خودکار ضروری است. از طریق این قابلیت که در پنل پیامکی وجود دارد، می‌توان پیام مشخصی را تنظیم کرد تا در پاسخ به تماس‌ها ارسال شود. این نه تنها مشتریان شما را مطلع می‌کند، بلکه به ساختن یک تصویر حرفه‌ای از شما می‌انجامد.
نمونه‌های پیشنهادی برای متن پیامک اطلاع‌رسانی تعطیلی
در ادامه سعی کرده‌ایم تا چند نمونه متن را برای شما بنویسیم. البته این‌ها بیشتر قالب هستند که به شما سرنخ خوبی خواهند داد. به جای اینکه ساعت‌ها فکر کنید تا یک متن خوب بنویسید، یکی از این قالب‌ها را انتخاب کنید و از طریق سامانه پیامکی برای مخاطبان خود ارسال کنید. البته قبل از هر چیزی، باید پرسونای مخاطب خود را در نظر بگیرید تا بتوانید بهترین نمونه را انتخاب کنید:
- سلام! با تشکر از تماس شما. ما در حال حاضر به مناسبت عید فطر در تعطیلات هستیم. در صورت نیاز با تیم پشتیبانی با شماره […] تماس بگیرید.
- با درود. ضمن عرض پوزش، به اطلاع می‌رسانیم که به دلیل بروز مشکلات فنی در ساختمان تا اطلاع ثانوی از پاسخگویی حضوری معذوریم. لطفا درخواست خود را در سایت به آدرس […] ثبت کنید. با تشکر
- نسرین عزیز! متاسفانه به دلیل سرقت دستگاه تصفیه، استخر تا اول مرداد ماه تعطیل خواهد بود. شما می‌توانید در این فاصله از مرکز جدید ما به آدرس […] استفاده کنید. کد تخفیف.
- احمد عزیز! به دلیل شرایط نامساعد آب و هوا شرکت تعطیل است. اگر به کمک فوری نیاز دارید، عدد 1 را به همین شماره پیامک دهید تا کارشناسان ما طی 24 ساعت آینده با شما تماس بگیرند.
- کاربر ارجمند! در ایام تعطیلات شب‌های قدر همچنان به شکل آنلاین در خدمت شما هستیم. لینک سایت.
- مشتری گرامی، با درود. به دلیل شرایط نامساعد جوی، دفتر ما تا اطلاع ثانوی تعطیل خواهد بود. مراقب خود باشید.
- مشتری عزیز! به دلیل گرمای طاقت‌فرسای هوا در چند روز آینده، تا ابتدای هفته آینده ساعت کاری فروشگاه تا یک بعدازظهر خواهد بود. خواهشمندیم از مراجعه پس از این ساعت خودداری فرمایید.
- با عرض پوزش به اطلاع می‌رسانیم فروشگاه ما تا پایان امروز به دلیل قطعی برق تعطیل خواهد بود. فروشگاه فردا طبق برنامه در خدمت شماست.
- شهاب عزیز! به دلیل مشکل لوله‌کشی، باشگاه نیاز به تعطیلی فوری دارد. همه برنامه‌های فردا تغییر خواهد کرد. برنامه جدید را در لینک زیر ببینید.
- زینب عزیز! به اطلاع می‌رسانیم به دلیل فوت یکی از نزدیکان، سالن آرایشی در چند روز آینده تعطیل خواهد بود. از اول هفته آینده در خدمت شما هستیم.
- مشتری گرامی! دفتر ما در ایام نوروز تعطیل است، لطفا برای پاسخ به سؤالات متداول به مرکز راهنمایی ما در وب‌سایت مراجعه کنید. لینک.
- مشتری عزیز! احتراما پیرو بخشنامه ستاد پیشگیری از شیوع بیماری کرونا، فروشگاه تا تاریخ […] بسته خواهد بود. برای ارسال تلفنی با این شماره تماس بگیرید.
- هر روزتان نوروز، نوروزتان پیروز. در تعطیلات نیز کنار شما هستیم. ما را در شبکه‌های اجتماعی دنبال کنید. لینک.
- مشتری عزیز، از اینکه در این سال‌ها همراه ما بودید از شما سپاسگزاریم. این دفتر به دلیل تغییر شغل برای همیشه تعطیل خواهد شد. به امید دیدار مجدد.
- مشتری گرامی! فروشگاه […] به دلیل جابجایی، فردا و پس فردا تعطیل است. برای هماهنگی ارسال کالا در این دو روز، با شماره […] تماس بگیرید.
ارسال پیامک اطلاع‌رسانی تعطیلی حتی با یک متن ساده خیلی بهتر از اطلاع ندادن و ایجاد مشکل و مزاحمت برای مشتریان است. در این مقاله به توضیح مواردی که در متن پیامک اعلام تعطیلی باید به آن‌ها توجه داشت پرداختیم و کوشیدیم نمونه‌هایی از پیام اطلاع‌رسانی تعطیلی را به مخاطبان پیشنهاد دهیم.
