امروزه دنیای کسب و کارها پر شده از انواع ابزارها و راهکارهای متنوع که سعی در آسان کردن کارها، افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها دارند. دفترکار مجازی یکی از همین راهکارها است که با برطرف کردن نیاز به دفتر کار فیزیکی در کاهش هزینه ها تاثیر چشمگیری می گذارد. در این مقاله به دفترکار مجازی و مزایای آن برای کسب و کارها می پردازیم با ما همراه باشید.
اوج استقبال و استفاده از دفترکار مجازی را می توان اواخر سال ۹۸ و ۹۹ در ایران دانست. با همه گیری ویروس کرونا، تقریباً تمامی کسب و کارهایی که دورکاری و فضای کاری خارج از شرکت را تجربه کرده بودند و خلاهایی را در این زمینه به شدت احساس می کردند به این سرویس روی آوردند. برای آشنایی بیشتر با دفترکار مجازی و امکانات آن، تا انتهای این بلاگ همراه ما باشید.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
دفترکار مجازی چیست؟
دفترکار مجازی سرویسی است که کارمندان و صاحبان مشاغل را قادر میسازد از راه دور به وسیله تماس ابری پاسخگوی مشتریان و حفظ ارتباطات خود باشند.
همچنین سازمان ها را قادر می سازد بدون نیاز به پرداخت اجاره برای یک فضای واقعی، نیازهای خود را به صورت مجازی رفع کنند.
دفتر مجازی علاوه بر مزایای یک دفترکار فیزیکی از امکانات بیشتری برخوردار است.
ایده راه اندازی دفترهای مجازی از صنعتی به نام Executive Suite ناشی شد و در سال 1994 توسط رالف گرگوری و به نام دفترمجازی تاسیس شد.
مزایای دفترکار مجازی
یکی از جذابیت های اصلی دفترکار مجازی، انعطاف پذیری است که برای کارمندان و فریلنسرها، کار در دفتر، خانه، راه دور و یا حتی در حال حرکت از طریق تلفن همراه را فراهم می کند.
شرکت ها می توانند به مشتریان و کارمندان خود یک تلفن ثابت ابری با امکاناتی از قبیل تلفن گویا، فکس اینترنتی، صندوق پستی صوتی، دریافت همزمان تماس ارائه دهند. با استفاده از این سرویس گزارشات دقیق تماس هایی که در بستر وب اتفاق می افتد را مدیریت و ساماندهی کنند.
استفاده کنندگان از دفترکار مجازی نیازی به خرید تلفن های سانترال و سیم کشی و تجهیزات مربوط به آن ندارند و نگران هزینه های ناشی از بروزرسانی و تعمییرات این قبیل از سخت افزارها نباشند.
دفترکار مجازی مناسب چه کسب و کارهایی است؟
دفترکار مجازی تنها برای مجازی کردن کسب و کارها نیست! تقریباً تمامی کسب و کارهایی که ملزم به پاسخگویی به مشتریان هستند، اهمیت استفاده از امکاناتی مانند تلفن گویا، داخلی های متعدد و صف های تماس در صورت عدم پاسخگویی را احساس می‌کنند و اغلب برای دسترسی به این نیاز به سراغ تلفن های voip (ویپ) یا سانترال می روند.
استفاده از دفترکار مجازی کمک می کند زمان مورد نیاز برای پیاده سازی تجهیزات، آموزش و پشتیبانی این سرویس فیزیکی را برعهده کسانی بگذارید که در این زمینه تخصص دارند و مشکلات را بسیار سریعتر و بهتر از شما حل می‌کنند، و در عوض چیزی را به دست بیاورید که همیشه خواسته اصلی شما است.
” هزینه کمتر با بازدهی بیشتر”
یک تلفن ثابت با کد تهران می تواند ظاهری حرفه ای تر به استارتاپ ها یا حتی افرادی که به صورت فریلنس کار می کنند ببخشد.
به صورت کلی میتوان گفت دفترکار مجازی برای این گروه از افراد قابل استفاده است:
- استارتاپ‌ها
- مشاوران
- فریلنسرها
- سرویس های ارائه دهنده ی خدمات انلاین
- خرده‌فروشان
- شرکت هایی که در شهرستان فعالیت می کنند
- کسب و کارهای دورکار
- شرکت های بزرگ با شعبات متعدد
اصلی ترین امکانات دفترکار مجازی چیست؟
اصلی‌ترین ابزار کاربردی در دفترکار مجازی، سرویس تماس ابری است. به کمک این سرویس تمامی تماس ها در بستر ابر (cloud) برقرار می شود و نیازی به خطوط مخابراتی و محدود شدن به مناطق مخابراتی برای آن وجود ندارد.
تماس ابری که از آن به عنوان تماس مجازی نیز یاد می شود، مزایای زیادی دارند که یکی از آنها را میتوان به صفر رسیدن تماس های از دست رفته دانست. در این حالت حتی اگر تماسی از دست برود، با گزارشات کاملی که از آن وجود دارد، امکان پیگیری آن وجود دارد.
مزایای دفترکار مجازی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- تلفن گویا (IVR) اینترنتی
- ارسال و دریافت فکس اینترنتی
- تماس ورودی و خروجی بر بستر ابر
- دریافت تماس های همزمان
- صندوق پستی صوتی
- ارائه گزارشات دقیق
خط تلفن مجازی یا همان خط ثابت ابری چیست؟
به خطوطی که از طریق آن تماس ابری برقرار می شود، خطوط ثابت ابری می گویند. خطوط ثابت ابری محدودیت مخابراتی ندارند، نیازی به تجهیزات سخت افزاری نیز ندارند. همچنین در سامانه مدیانا مالکیت دائمی خطوط به نام شما خواهد بود.
از دیگر مزایای این خطوط امکان استفاده از خط ثابت تهران است. این یک امکان ویژه برای کسب و کارهایی است که شهرستانها یا اطراف تهران فعالیت می‌کنند و مخاطبان آنها در تهران حضور دارند. این سرویس مناسب صاحبان کسب و کارهایی است که می خواهند از این طریق حرفه ای شدن را زودتر آغاز کنند.
فراموش نکنید که دفترکار مجازی تنها با ارائه سرویس تماس ابری نیست که کاربردی شده است، امکانات پیشرفته آن مانند دریافت همزمان تماس که از پشت خط ماندن کاربران و از دست رفتن آنها جلوگیری می کند، از امکاناتی است که یک خط ثابت مخابراتی از آن بهره مند نیست و برای بهره مندی از آن به صورت سنتی، نیاز به تجهیزات سخت افزاری، هزینه بالا، آموزش های لازم همراه با پیچیدگی های آن است
دایورت تماس هوشمند یکی از امکانات پر کاربرد دفترکار مجازی
قابلیت دایورت تماس به تنهایی می تواند یک امکان ویژه برای کسب و کارها باشد . نباید این طور تصور کرد که تنها کسب و کارهای کوچک به سرویس دفترکار مجازی نیاز دارند، کسب و کارهای بزرگ با تعداد مشتریان بالا و با توجه به هزینه‌های بسیار بالا برای جذب مشتریان، بسیار مهم است که حتی یک مشتری خود را از دست ندهند و بتوانند سرویس دهی خوبی داشته باشند.
تماس های شما برقرار است!
در مجموعه های بزرگ همیشه این این نگرانی وجود دارد که به مشتریان به صورت کامل سرویس دهی انجام نشود. با استفاده از دفترکار مجازی این نگرانی به طور کامل از بین رفته است.
اگر هنوز دفتر کار ندارید و در حال مدیریت بودجه کسب و کارتان هستید، همین حالا از تلفن ثابت ابری برای اعتبار کسب و کارتان استفاده کنید.
استفاده از دفترکار مجازی تا چند سال آینده به عنوان یکی از ضروری ترین انتخاب های کسب و کارها شناخته خواهد شد. چه بهتر که هر چه زودتر از این خدمات برای منعطف کردن کسب و کار خود استفاده کنید.
مدیانا یکی از قدیمی ترین سامانه های ارائه دهنده ی ابزارهای ارتباط با مشتری است. این شرکت از سال 92 فعالیت خود را در حوزه ارائه پنل پیامکی به سراسر کشور آغار نموده است. در حال حاضر سرویس جدید خود را با عنوان سرویس تماس ابری ( دفترکار مجازی) تا انتهای خرداد ماه ارائه می دهد. اگر می خواهید اطلاعات بیشتری از این سرویس دریافت کنید با ما در بخش نظرات در ارتباط باشید.
