برای کسب و کارها اهمیت زیادی دارد که با مشتریان خود ارتباط برقرار کنند. اما در بسیاری از مواقع برای برقراری ارتباط، به علت محدودیت‌هایی که وجود دارد، با مشکل روبه‌رو می‌شوند. حضور نداشتن در دفتر کار یکی از مهم‌ترین مشکلات برقراری ارتباط بین مشتری با کسب و کار است که با قابلیت انتقال تماس از راه دور حل می‌شود.
فناوری‌های VoIP با در اختیار گذاشتن ابزارهای مختلف مانند تلفن گویا، تلفن ابری، مراکز تماس (Call Center) و… امکان ارتباط با مشتری را فراهم می‌آورند.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
قابلیت انتقال تماس از راه دور چیست؟
قابلیت انتقال تماس از راه دور (Remote Call Forwarded) که به RCF شناخته می‌شود، این امکان را به کارمندان مراکز تماس می‌دهد تا تماس‌های ورودی را به شماره‌های جدید مدنظرشان انتقال دهند. بدین شکل امکان پاسخ‌گویی به تمای تماس‌ها در ساعات مختلف شبانه‌روز ایجاد می‌شود.
هر تماس ازدست‌رفته، فرصت ایجاد سرنخ‌های لازم برای فروش را از کسب وکار می‌گیرد. استفاده از قابلیت انتقال تماس از راه دور یک ابزار ساده با کارآیی بسیار بالا است که موجب افزایش رضایت مشتریان می‌شود.
مزایای انتقال تماس برای کسب و کارها چیست؟
قابلیت انتقال تماس از راه دور برای کسب و کارهای کوچک و استارتاپ‌های که فعالیت‌های خود را به‌صورت دورکاری انجام می‌دهند بسیار کاربردی است. با خرید تلفن ابری، کارمندان این امکان را خواهند داشت که از هر مکانی بدون نیاز به حضور در دفتر فیزیکی، پاسخگوی سوالات مشتریان خود باشند.
انتقال تماس علاوه‌بر افزایش عملکرد کارکنان، باعث کاهش هزینه‌های سازمانی می‌شود. عدم نیاز به تجهیزات سخت‌افزاری پیچیده، راه‌اندازی چنین سیستم‌هایی را بسیار ساده کرده است. در ادامه به برخی از مزایای کلیدی سیستم‌های انتقال تماس می‌پردازیم:
ارتباط آسان با مشتریان با قابلیت انتقال تماس از راه دور
انتقال تماس یک راه ساده برای ارتباطی دائمی بین مشتریان و کسب و کار است. کارمندان از هر نقطه‌ای می‌توانند به تماس‌ها پاسخ دهند. تکنولوژی VoIP موجب تقویت فرآیندهای تجارت الکترونیک خواهد شد. امکان تنظیم زمان انتقال تماس موجب می‌شود تا مدیرت ارتباط با مشتریان به‌سادگی امکان‌پذیر باشد.
سفارشی‌سازی ارتباطات
در شرکت‌های چند ملیتی که مشتریانی از کشورهای مختلف و با زبان‌های گوناگون دارند، بسیار مهم است که تلفن توسط کارمندانی مسلط به زبان مشتری پاسخ داده شود. بااستفاده از قابلیت انتقال تماس از راه دور، این امکان ایجاد می‌شود که مشتری با کارمندی ارتباط برقرار کند که هم‌زبان او است.
انعطاف‌پذیری بالا
ارتباطات تجاری از مهم‌ترین مسائل کسب و کارها است. به همین دلیل آن‌ها از انواع تلفن‌های رومیزی، تلفن همراه، وب سرویس‌ها، چت‌ها تصویری، پنل اس ام اس، اپلیکیشن‌های ارتباطی، خبرنامه‌های ایمیلی و… استفاده می‌کنند. قابلیت انتقال تماس از راه دور نیز از ابزارهایی است که موجب انعطاف‌پذیری بیشتر در سیستم‌های ارتباطی می‌شود.
عدم نیاز به سخت‌افزار جدید برای انتقال تماس
استفاده از وب‌سرویس‌ها برای قابلیت انتقال تماس از راه‌دور موجب شده است تا نیازی به استفاده از سخت‌افزارهای جدید نباشد. این ویژگی علاوه‌بر کاهش هزینه‌ها، مدیریت انتقال تماس را نیز بسیار ساده کرده است.
کاهش هزینه‌های برقرار تماس با مشتریان
یکی از مهم‌ترین مزایای قابلیت انتقال تماس از راه دور، کاهش هزینه‌های قبض تلفن است. با استفاده از وب سرویس‌ها دیگر نیازی نیست تا ارتباطات بر بستر تلفن سیمی یا تلفن همراه باقی بماند، بلکه از اینترنت برای شکل‌گیری ارتباطات استفاده می‌شود. این ویژگی باعث کاهش هزینه‌های جاری در کسب و کارها به خصوص در ارتباطات بین‌المللی می‌شود.
مدیریت تماس‌های ورودی
یکی از ویژگی‌های مهم در انتقال تماس این است که می‌توان با کنترل شماره‌های تماس گرفته‌شده آن‌ها را به بخش‌های مرتبط متصل کرد. این کار موجب صرفه‌جویی در زمان کارکنان و همچنین سریع‌تر به جواب رسیدن مشتری می‌شود.
همچنین با استفاده از قابلیت‌هایی نظیر ضبط مکالمات تلفنی به کنترل نحوۀ پاسخ‌گویی کارکنان به مشتریان پرداخت و زمینه را برای بهبود کیفیت واحد ارتباط با مشتریان فراهم کرد.
چگونه از قابلیت انتقال تماس از راه دور استفاده کنیم؟
برای انتقال تماس از راه دور در گوشی‌های هوشمند از کدهای دستوری اپراتورها استفاده می‌شود. با شماره‌گیری کد دستوری *21*شمار تلفن# به راحتی امکان انتقال تماس در اکثر اپراتورها فعال می‌شود. در تلفن‌های ثابت نیز انتقال تماس با کدهای دستوری و فعال کردن سرویس در مخابرات امکان‌پذیر است.
اما اگر قصد دارید که از امکانات پیشرفته‌تری استفاده کنید بهتر است به سراغ خرید وب‌سرویس‌های تلفن ابری و امکانات VoIP باشید.
سخن پایانی
قابلیت انتقال تماس از راه دور یک ویژگی مهم است که امکان سوئیچینگ و جابه‌جایی پاسخ‌گویی تلفن در مراکز تلفن کسب و کارها ایجاد می‌کند. با انتقال تماس امکان دایورت تمامی تماس‌های دریافتی یا بخشی از آن‌ها به شماره‌های داخلی وجود دارد. در سیستم‌های VoIP و تلفن‌های ابری امکان هدایت تماس‌ها از طریق پورتال‌های تحت وب فراهم می‌شود.
